Penerapan SAP Pada Perusahaan di Indonesia ( PT. Socfin Indonesia)

 Sejarah PT. Socfin Indonesia Socfindo

PT. Socfin Indonesia Socfindo didirikan pada tahun 1924 dengan komoditi utama adalah tumbuhan kelapa sawit Elais Guenensis jacq. Perusahaan
ini pada awalnya dimiliki oleh perusahaan Belgia yaitu Socfin Medan, Sumatera Utara yang hak konsensinya di bawah naungan pemerintah Hindia-Belanda. Pada
tahun 1942, PT. Socfindo diambil alih secara paksa oleh pemerintah Jepang. Setelah Proklamasi kemerdekaan Indonesia tahun 1945, perusahaan ini
diambil alih oleh pemerintah Republik Indonesia dan kemudian dikembalikan pada PT. Socfin pada tahun 1950. Dari tahun 1965 sampai dengan tahun 1967,
perusahaan ini dikuasai dan dipegang sepenuhnya oleh pemerintah Republik Indonesia yang mengadakan nasionalisasi perusahaan asing menjadi sebuah
perusahaan milik negara. Namun, pada tahun 1968 perusahaan ini berubah menjadi sebuah perusahaan swasta nasional dalam bentuk Joint enterprise
patungan dengan nama PT. Socfin Indonesia Socfindo dengan perbandingan saham yang dimiliki antara pemerintah Republik Indonesia dan perusahaan Belgia
pada saat itu adalah 40:60, akan tetapi saat ini saham terbesar dipegang oleh perusahaan Belgia yaitu sekitar 90 dan 10 sisanya dimiliki oleh pemerintah
Republik Indonesia. Visi dan misi perusahaan PT. Socfindo yaitu mempertahankan
keseimbangan dalam arti yang sehat dan berkembang di masa yang akan datang dengan mengelola dan mengembangkan agroindustri serta usaha-usaha yang
difokuskan pada basis utama. Selain itu juga dapat menambah devisa negara dan
48
penghasilan daerah, serta mengurangi angka pengangguran di lingkungan setempat.

Jenis Produk

PT. Socfin Indonesia merupakan perusahaan agribisnis yang bergerak di bidang perkebunan kelapa sawit dan karet, serta produksi benih unggul kelapa sawit.


Wilayah


 PT Socfindo terpusat di kantor besar Medan. Data yang didapatkan adalah data di lapangan. Socfindo memiliki 17 kebun. Setiap kebun memiliki lahan kelapa sawit dan lahan karet. Memiliki 3 buah pabrik sawit dan 3buah parbik karet. Memilki PSBB sebagai tempat pembibitan.

Perkebunan PT SOCFIN INDONESIA yang berkedudukan dimedan memiliki dua wilayah yang cukup luas yaitu berada di dua provinsi Sumatera Utara dan Naggroe Aceh Darussalam. 1. Wilayah Sumatera Utara terdiri dari: a. Kebun Mata Pao b. Kebun Bangun Bandar c. Kebun Tanjung Maria d. Kebun Tanah Bersih e. Kebun Lima Puluh f. Kebun Tanah Gambus g. Kebun Aek Loba h. Kebun Aek Paminke i. Kebun Halimbe j. Kebun Negeri Lima k. Kebun PSBB (Pusat Seleksi Bangun Bandar) 2. Wilayah Nanggroe Aceh Darussalam terdiri dari: a. Kebun Seunagan b. Kebun Seumanyan c. Kebun Lae Butar d. Kebun Sei Liput

 Penerapan SAP di PT Socfindo

SAP hanya digunakan di kantor pusat Medan saja tidak untuk di perkebunan. Hal ni dilakukan karena aplikasi – aplikasi yang ada didalamnya dibutuhkan dan mudah diaplikasikan di kantor pusat. Saat ini perusahaan menggunakan SAP versi terbaru yaitu R/3. SAP sendiri diaplikasikan melalui penggunaan mySAP ERP yaitu aplikasi enterprise resource planning (ERP), yang meliputi empat solusi pendukung bisnis inti, yaitu Human Capital Management, Financial, operation dan coorporat services. MySAP ERP diaplikasikan mulai tahun 2006 dan proses dilakukan proses implementasinya selama 6 bulan,jumlah implementasi ± 50 modul. 

 Alasan migrasi ke sistem SAP

Pada mulanya PT Socfindomenggunakan sistem COBOL sebagai penerapan ERPnya.Namun dalam perjalanan sistem tersebut banyak terdapat kekurangannya, seperti :

·         Sistem lambat dalam memproses input dan output data

·         Tidak mampu mengimbangi pertumbuhan perusahaan

·         Kurangnya visibilitas dalam bisnis

·         Data tidak dapat diedit apabila sudah masuk ke dalam sistem terutama pada bagian keuangan yang dibutuhkan data yang akurat

·         Minimalnya aplikasi dan variasi sistem

Perusahaan mengubah sistem CODOL dan membeli sistem baru yaitu SAP. Dimana SAP adalah sistem ternama yang sudah digunakan oleh semua perusahaan. Perusahaan yang menggunakan sistem SAP sudah umum. Dikarenakan reputasi sistem yang baik dan memiliki sisi fungsional yang lebih ungguk dibandingkan kompetitornya.

Vendor awal penggunaan SAP adalah ISS Consulting vendor. Namun seiring perjalanan, PT Socfindo mengganti vendornya dengan Soltius. Kerja sama yang dilakukan diharapkan mendatangkan dampak positif untuk kedua pihak perusahaan. PT. Socfindodan Soltious melakukan pergerakan khusus yaitu dengan mewakili SAP Worldwide telah menandatangai “Annual Maintenance Contract” sebagai bagian dari SAP Enterprise Support dan SAP Application  Management Service Agreement. Hal baik ini dilakukan agar perusahaan mendapatkan kemudahan dalam :

·         Update data

·         Maintenance

·         Harga yang lebih murah

·         Pembuatan aplikasi – aplikasi khusus dan sebagainya

 Penerapan Harvest Plus di PT. Socfindo

Sistem Harvest Plus bekerjasama dengan vendor iSmart Business Solutions Ltd.dalam proses bekerjanya. Harvest Plus merupakan design dari ERP versi terbaru yang dibangun secara khusus untuk industri pertanian. Harvest Plus menggunakan Windows 2003 dengan SQL 2005 sebagai Database Server. Harvest Plus memiliki beberapa paket modul yang mempunyai kemampuan untuk mendukung dan mengintegrasikan semua kegiatan perusahaan mulai dari proses budidaya dan pengolahan sampai level corporate.

Modul – modul yang disediakan

·         People Funtions

o   Human Resources Management System (HRMS)

§  Pelamaran

§  Data Pribadi

§  Pendidikan

§  Keahlian Kerja

§  Keahlian Bahasa

§  Pengalaman Kerja

§  Pengalaman Organisasi

§  Hasil Test

§  Offering Letter

§  Pegawai

§  Data Pribadi

§  Data Keluarga

§  Pendidikan

§  Pengalaman Kerja

§  Pengalaman Organisasi

§  Pelatihan

§  Seminar

§  Keahlian Kerja

§  Keahlian Bahasa

§  Proyek

§  Peringatan

§  Penghargaan

§  Appraisal

§  Kartu Identitas (KTP/SIM/Passport)

§  Kesehatan

§  Data Lainnya

§  Surat Keputusan

§  Pegawai Keluar

§  Gaji

§  Komponen Gaji Pegawai

§  Jamsostek

§  Askes

§  Pinjaman

§  Pph pasal 21

§  Non – gaji

§  Medical Reimburs

§  Perjalanan Dinas

§  SPK Pegawai

§  Absensi

§  Setting Kalender

§  Absen Barcode Scanning

§  Data Absensi

§  Data Lembur

§  Data Cuti

§  Cuti Massal

§  Shift

§  Laporan dan Utilitas

§  Laporan Pelamar

§  Laporan Pegawai

§  Laporan Gaji, PPh, Jamsostek, dan Askes

§  Laporan Medical Reimburs

§  Laporan Perjalanan Dinas

§  Public Report Generator

§  Personal Report Generator

§  Public Fast Report Generator

§  Personal Fast Report Generator

§  Kartu Absensi

§  Mailing Label

§  Grafik

§  Sistem

§  Security Aplikasi

§  Setting Parameter

§  Perubahan Password User

§  Setup Printer

o   Labour payrool

§  Mengatur sistem penggajian karyawan

o   Executive Payrool

§  Mengatur sistem penggajian tenaga ahli mulai dari staff hingga Groupman (GM)

o   Clinic

§  Mengatur segala input – output rumah sakit kecil milik perusahaan yang ada di setiap kebun

·         Financials

o   General Ledger

§  Pembuatan Nomor dan Nama Account

§  Fasilitas jurnal umum (General Journal, Jurnal Memorial) dengan double entry method

§  Fasilitas jurnal dengan single entry, account lawan dibuat otomatis. Seperti Jurnal Cash-In/Out

§  Laporan Neraca per tanggal tertentu, Laporan Neraca 2 periode

§  Laporan Laba/Rugi per tanggal tertentu, Laporan Laba Rugi 2 periode

§  Laporan transaksi pada masing-masing ledger atau suatu kelompok ledger

§  Laporan per branch

§  Laporan Per Divisi

§  Laporan per company

§  Laporan konsolidasi

§  Dapat dibuat Modul Accounting System for Non-profit organization

§  Fitur dan laporan lainnya dapat dibuat sesuai permintaan

o   Cash book

§  Rekening bank listing

§  Bank akun buku besar

§  Pendapatan laporan transaksi

§  Beban laporan transaksi

§  Transaksi otomatis melaporkan

§  Laporan Arus Kas

§  Bank rekonsiliasi

§  Simpanan Bank listing

§  Terkomputerisasi pencetakan cek

§  Cek mendaftar

§  Mencetak kuitansi

o   Fixed Asset

§  Transaksi penambahan aset baru

§  Perubahan aset

§  Penghapusan aset

§  Schedule maintenance aset

o   Account Payable/receivable

§  Mengatur segala jenis tentang hutang yang ada di perusahaan

·         Hutang jangka panjang

·         Hutang jangka pendek

o   Budget/continious Budget

§  Mengatur segala anggaran biaya

·         Rumah tangga

·         Pabrik

·         maintenance

o   Sales system

§  Mengatur segala macam jenis penjualan

·         Minyak

·         Kernel

·         Bibit

·         latex

·         Management Information System

o   EIS

§  Mengatur, memfasilitasi dan mendukung informasi dan pengambilan keputusan kebutuhan dari eksekutif senior dengan menyediakan kemudahan akses terhadap keduanya internal dan eksternal yang relevan untuk bertemu gol strategis dari organisasi

o   MIS

§  Mengatur dan menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk mengelola organisasi secara efisien dan efektif

·         Materials Management

o   Purchase orders

§  Mengatur segala macam pesanan pembelian

·         Minyak

·         Kernel

·         latex

·         Bibit

·         Bahan bakar

o   Inventory management

§  Mengatur segala bentuk persediaan yang ada di kebun

o   Tank farm

§  Mengatur segala persediaan perkebunan

o   Unit contract

§  Mengatur kontrak kerjasama yang dilakukan perusahaan di kebun dengan perusahan lain

·         Pemasokan buah pihak ke tiga

·         Kerjasama dengan Pertamina untuk bahan bakar kendaraan

·         dsb

·         Processing and Engineering

o   Plant maintenance

§  Mengatur, memfasilitas dan mendukung tanaman pemeliharaan

·         Sawit

·         Karet

o   Fleet management

§  Mengatur kendaraan yang dipakai di kebun

·         Truk

·         Eskavator

·         Kereta api

·         Mobil dinas kebun

·         ssb

o   Weigh bridge

§  Mengatur berat buah yang dibawa oleh kendaraan akan menurunkan buahnya di Loading Ramp. Kendaraan pengangkur buah baik milik perusahaan dan pihak ketiga ditimbang di jembatan timbang, lalu saat keluar dari areal kendaraan ditimbang kembali maka akan didapatkan berat bersih dari buah tersebut

o   Out grower

§  Mengatur buah pihak ketiga yang memasukan buahnya untuk pengolahan di kebun

·         Processing

o   Palm oil mill

§  Mengatur, memfasilitasi dan mendukung proses pembuatan minyak kelapa sawit yang berupa CPO (crued palm oil) hingga jadi

o   Oil palm refinery

§  Mengatur kilang minyak / tangki minyak

o   Kernel oil mill

§  Mengatur, memfasilitasi dan mendukung proses pembuatan inti kelapa sawit (kernel) hingga jadi

o   Rubber processing

§  Mengatur, memfasilitasi dan mendukung proses pembuatan karet hingga jadi

o   Seed processing

§  Mengatur, memfasilitasi dan mendukung proses pembuatan bibit dan benih yang dilakukan di PSBB Bangun Bandar, Serdang Bedagai, Sumut

§  Cultivation and agronomy

§  Agronomy

§  Mengatur, memfasilitasi dan mendukung proses tanaman keseluruhan

§  Pembibitan

§  Pemeliharaan tanaman

§  pemanenan

§  Nursery palm oil

§  Mengatur pembibitan kelapa sawit sebelum ditanam di lapangan

§  Nursery Rubber

§  Mengatur pembibitan karet sebelum ditanam di lapangan

  Integrasi SAP dan Harvest 

Pada dasarnya sistem SAP mempunyai bahasa sendiri dan sistem Havest juga mempunyai bahasa yang berbeda dan tidak dapat disatukan. Perusahaan berusaha untuk dapat mengintegrasikan kedua bahasa tersebut. Namun langkah tersebut masih dalam pengerjaan. Untuk sekarang perusahaan menggunakan FTP sebagai jembatan diantara SAP dan Harvest Plus.

 FTP (File Transfer Protocol) merupakan software terpopuler di kalangan user jaringan LAN atau internet yang memungkinkan untuk melakukan proses menyalin dan memindahkan data dari satu komputer ke komputer lain yang letaknya berjauhan melalui internet. Dengan FTP ini dapat dilakukan tukar menukar informasi yang berupa file secara mudah dan murah.

FTP digunakan untuk menyalin (mendownload) file dari server komputer yang ada di internet ke komputer lokal. File yang disalin biasanya berupa sebuah file teks, file gambar, file suara, file program dan file – file lainnya sehinga muncul anggapan bahwa FTP merupakan sarana umum untuk saling membagi data melalui internet. Komputerserver yang menyediakan data dan informasi yang dapat disalin (di-download) olehusernya berjumlah cukup banyak dan untuk dapat menyalin file dari sebuah server harus diketahui lebih dahulu alamat lengkap situsnya.

Perusahaan menggunakan FTP untuk tempat penampungan dari data yang dikirim oleh kebun yaitu Harvest Plus. Data – data yang didapatkan dapat dibuka langsung oleh para pekerja yang ada di kantor besar sebagai langkah memasukan data secara manual ke dalam SAP.

            PT Socfindo menggunakan sistem operasiUntuk sistem operasi Microsoft Windows XP dan dipergunakan software klien FTP WS_FTP. Perusahaan menggunakan perangkat lunak NCSA FTPbin sebagai Software Client FTP. WS_FTP menggunakan fitur berbayar dikarenakan perusahaan membutuhkan aplikasi – aplikasi tambahan.

Perusahan menggunakan Private FTP server dimana server komputer ini hanya dapat diakses dan digunakan oleh user tertentu yang terdaftar secara resmi.  Server ini biasanya berisi data dan informasi pribadi yang khusus digunakan untuk pemakaian tertentu atau perusahaan tertentu. Pemakai khusus ini biasanya mempunyai username danpassword untuk dapat terhubung dengan server jenis ini. Maka dari itu tidak semua dapat membukanya, hanya perkepala bagian saja yang dapat membuka secara langsung dan bagian – bagian yang ada di dalam perusahaan tidak dapat membuka bagian yang lain. Sebagai contoh bagian teknik tidak boleh membuka bagian perbelanjaan, namun jika data yang ingin dilihat sangat penting dapat membuat perizinan yang ditujukan kepada GM untuk dapat mengakses data. Peraturan yang digunakan sangatlah ketat mengingat pembatasan informasi yang ada.

Dalam menjalankan sistem ERP perusahaan menggunakan SAP, Harvest Plus dan FTP. SAP digunakan untuk membantu kantor pusat untuk mengolah data, Harvest Plus digunakan untuk membantu perkebunan dalam mengolah data sedangkan FTP digunakan sebagai penghubung antara SAP dan Harvest Plus. Saat ini perusahaan masih memasukan data secara manual

  

Sumber : https://text-id.123dok.com/document/dzx801wqr-sejarah-pt-socfin-indonesia-socfindo-deskripsi-wilayah-pt-socfindo-kebun-aek-loba.html

Sumber: http://yuri48.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2012/09/25/penerapan-erp-pada-perusahaan-agribisnis/